Gestion du temps et optimisation des flux d'information pour améliorer la productivité
Formation créée le 24/04/2025. Dernière mise à jour le 25/04/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Objectifs de la formation
- Développer une organisation du travail plus efficiente
- Optimiser la gestion du temps
- Gérer efficacement les flux d'information
- Améliorer la productivité en priorisant et en planifiant ses tâches
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- La certification s'adresse aux professionnels du domaine du tertiaire, salariés ou dirigeants, souhaitant développer leurs compétences en gestion du temps et optimisation des flux d’information pour améliorer leur productivité.
Prérequis
- Disposer d’une marge d’autonomie dans son organisation de travail afin de pouvoir ajuster et optimiser sa gestion du temps.
- Une maîtrise des outils bureautiques de base (messagerie, gestion de fichiers, calendrier numérique) est recommandée afin de faciliter l'intégration des méthodes et outils proposés pour optimiser la productivité.
Contenu de la formation
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Étape 1 (une journée en salle de formation) - Analyser ses habitudes de travail - Gérer les flux d'information avec méthode - S'organiser
- Le jeu de l'agenda
- Quelles informations pour l'agenda ?
- Planifier ses activités et structurer son emploi du temps (Rendez-vous avec les autres, Rendez-Vous avec soi-même, Imprévu, Déplacement) en gérant ses priorités
- Gérer les flux d'information avec méthode
- Automatiser les traitements qui le permettent
- Évaluer et ajuster quotidiennement mon organisation
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Étape 2 (une demi-journée en accompagnement individuel)
- Analyser ses habitudes de travail
- Identifier ses tâches récurrentes, les pertes de temps
- Adapter les principes organisationnels à la fonction et à la personnalité de l'apprenant
- Mettre en place la nouvelle organisation
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Étape 3 (une demi-journée en salle de formation)
- Bilan de l'organisation mise en place
- Organiser et les informations
- Construire une arborescence favorisant l'accessibilité des informations
- Accélérer la gestion des flux - Maîtriser et configurer les outils pour automatiser les traitements ou les accélérer
- Planification des actions à mettre en œuvre pour organiser les informations et accélérer la gestion des flux
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Étape 4 (une journée en salle de formation)
- Bilan des actions mises en œuvre
- Identifier et hiérarchiser ses objectifs professionnels
- Construire son plan d'action professionnel en traduisant le long terme en actions à moyen et court terme
Équipe pédagogique
Philippe Helmstetter intervient dans le domaine de la gestion du temps depuis l'an 2000. Il a créé Tempeo en 2005 et il en est le principal formateur. Il est l'auteur de "En Temps et en Heures" publié chez Gereso en avril 2024. Dans cet ouvrage, il a rassemblé toute son expérience dans le domaine de la gestion du temps.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Modalités d’évaluation finale : L’évaluation des compétences s’effectue à travers 3 épreuves complémentaires permettant de valider l’ensemble des compétences du référentiel. Ces épreuves sont réalisées à distance et visent à évaluer la capacité du candidat à structurer et optimiser son organisation de travail en situation réelle et simulée. La durée de l'évaluation est de 50 minutes.
- Modalités d’évaluation : L’évaluation des compétences s’effectue à travers 3 épreuves complémentaires permettant de valider l’ensemble des compétences du référentiel. Ces épreuves sont réalisées à distance et visent à évaluer la capacité du candidat à structurer et optimiser son organisation de travail en situation réelle et simulée.
- Épreuve 1 : Mise en situation réelle – Élaboration d’un plan d’action professionnel Livrable : un plan d’action Durée : • Le candidat identifie dans son organisation de travail : ses tâches récurrentes, les interruptions, les pertes de temps et les leviers d’amélioration. • Il explique au jury quelles sont les tâches prioritaires et les objectifs qui lui sont assignés dans le cadre de son activité professionnelle. • Il définit un plan d’action structuré en décomposant ses objectifs à long terme en sous-objectifs mensuels et hebdomadaires, et en intégrant des méthodes de priorisation. • Il propose un planning de son emploi du temps sur une semaine type en intégrant des plages de concentration consacrées aux tâches prioritaires et/ou aux projets en cours et gardant de la place pour les tâches non connues (l’imprévu). • Ce plan d’action personnalisé sera présenté lors de la soutenance finale.
- Épreuve 2 : Mise en situation fictive – Gestion des flux d’information et des emails Durée : • Le candidat reçoit un ensemble de 30 à 40 emails simulés, contextualisés selon son métier, comprenant des demandes urgentes, des informations à traiter, des documents à classer et des échanges professionnels. • Il doit organiser ces flux en mettant en place des stratégies de tri, de filtrage et d’archivage, en appliquant les principes de gestion documentaire et d’optimisation de l’accès à l’information tout en respectant les choix organisationnels intégrant les objectifs et les priorités . • Il doit mettre en place une automatisation de certaines tâches répétitives (ex : règle de tri, actions rapides, raccourcis, template, etc)
- Épreuve 3 : Soutenance devant le jury Durée : • Le candidat présente son plan d’action et justifie ses choix en expliquant les stratégies mises en place pour améliorer son efficacité. • Il expose les résultats attendus et les indicateurs qu’il utilisera pour évaluer et ajuster son organisation au fil du temps. • Un échange avec le jury permet de valider sa compréhension des outils, des méthodes employées et de sa capacité à adapter son organisation en fonction des contraintes de son environnement professionnel.
Capacité d'accueil
Entre 2 et 8 apprenants
Accessibilité
Toutes les formations proposées sont adaptables aux personnes en situation de handicap sur simple demande.